Automatisch gegeneerde tijdlijnen voor meer inzicht

Voor het Ministerie van Financiën ontwikkelt JoinSeven een AI-gedreven oplossing die automatisch tijdlijnen op dossierniveau genereert. Deze functionaliteit biedt adviseurs Actieve Openbaarmaking sneller, consistenter en beter inzicht in gebeurtenissen, onderlinge verbanden en relevante documenten.

De uitdaging

Actieve bekendmakingen automatiseren

Het Ministerie van Financiën staat voor een complexe opgave rondom actieve openbaarmaking onder de Wet open overheid (Woo). Binnen dit proces vervullen adviseurs Actieve Openbaarmaking (AO) en dossierhouders een sleutelrol. Zij brengen per dossier nauwkeurig in kaart welke gebeurtenissen, beslismomenten en beslisnota’s relevant zijn en hoe deze met elkaar samenhangen.

Het opstellen van deze dossiertijdlijnen op basis van openbare documenten gebeurt momenteel grotendeels handmatig. Dit vraagt veel tijd, inhoudelijke kennis en zorgvuldige analyse. Daardoor is het proces arbeidsintensief, foutgevoelig en lastig schaalbaar binnen een grote overheidsorganisatie.

Daarom ontstond de centrale vraag:
Hoe kunnen openbare documenten geautomatiseerd worden geanalyseerd om een accurate, begrijpelijke en toekomstbestendige tijdlijn te genereren, zodat adviseurs Actieve Openbaarmaking en dossierhouders efficiënter, consistenter en doelmatiger kunnen werken?

De oplossing

Automatisch gegenereerde tijdlijn op dossierniveau

Deze oplossing is ontstaan tijdens hackathon Terminal Zoo, waar onze developers de derde plaats behaalden met een prototype van een interactieve tijdlijn. Dit prototype is doorontwikkeld tot een nieuwe functionaliteit binnen Codi, waarmee gebruikers met minimale input automatisch een volledig uitgewerkte tijdlijn genereren. Inclusief duidelijke verbanden, heldere samenvattingen en concrete vervolgstappen.

Gebruikers kunnen eenvoudig:

Zelf bepalen welke documenten worden meegenomen in de analyse
Documenten markeren als extra belangrijk door ze te voorzien van een ster
Na het beantwoorden van drie korte vragen over context, ijkmomenten en vermoedelijke verbanden het AI-model activeren

Vervolgens neemt de module het complexe werk uit handen:

Herkent automatisch welke documenten daadwerkelijk relevant zijn, ook als deze niet vooraf zijn geselecteerd
Genereert een overzichtelijke tijdlijn op B1-niveau, opgebouwd uit heldere en gestructureerde bullets
Beschrijft per gebeurtenis: het onderlinge verband, de feitelijke kern en een procesmatige conclusie
Biedt optioneel een verdiepende analyse met verdere verbanden voor extra context en inzicht

Het resultaat is een consistente, goed leesbare en direct verifieerbare tijdlijn die eenvoudig gevalideerd kan worden samen met de dossierhouder.

Alle voordelen op een rij

snel inzicht in complexe dossiers

Met minimale inspanning kunnen AO-adviseurs snel een eerste aanzet maken voor een overzichtelijke tijdlijn, inclusief een heldere samenvatting en relevante verbanden binnen het dossier.

De belangrijkste voordelen op een rij:

SNELLER TOT DE KERN
Adviseurs hoeven niet langer alle documenten volledig door te nemen. AI ondersteunt bij de voorselectie en brengt direct de meest relevante informatie naar boven.
MINDER HANDWERK, MEER INZICHT
Codi genereert automatisch samenvattingen, verbanden en processtappen, waardoor adviseurs meer tijd overhouden voor inhoudelijke verdieping en besluitvorming.
ALTIJD EEN EERSTE CONCEPT
Met slechts enkele klikken ontstaat een eerste concept-tijdlijn die direct kan worden besproken en gevalideerd met de dossierhouder.
DUIDELIJKE TAAL
De tijdlijn wordt opgesteld op B1-taalniveau, zodat verbanden helder zijn en dossiers eenvoudiger overdraagbaar worden.
NAADLOOS GEÏNTEGREERD IN CODI
De tijdlijn functionaliteit is volledig onderdeel van de bestaande Codi-werkomgeving en direct vanuit een nieuwe chat te starten.